Prosedur Pengendalian Dan Pemantauan Atau Monitoring Piutang

                

    Salah satu dari model struktur pengendalian intern terdiri dari tiga unsur dan lima unsur pokok struktur pengendalian intern adalah prosedur pengendalian dan pemantauan atau monitoring. Prosedur pengendalian adalah:

       Kebijakan dalam prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan system akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan di terapkan dalam berbagai tingkat organisasi. Prosedur pengendalian dapat di kelompokan ke dalam prosedur yang antara lain adalah:

a.       Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan

b.      Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan
sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidak beresan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh karena itu, tanggungjawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi dan menyimpan aktiva perlu di pisahkan di tangan karyawan yang berbeda.

c.       Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan transaksi secara semestinya, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.

d.      Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang di lindungi dan otoritas untuk akses ke program dan arsip data komputer.

e.       Pencegahan secara bebas atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang di catat, misalnya pengecekan atas kerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akun seperti saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang di hasilkan oleh komputer.

       Berkaitan dengan pemakaian komputer dalam sistem informasi akuntansi dewasa ini, maka perusahaan harus menerapkan pengendalian di lingkungan sistem yang terkomputerisasi adalah:

1.  pengawasan aplikasi (atau sering di sebut juga dengan pengawasan transaksi) merupakan pengawasan yang di rancang untuk menjamin bahwa

      a.   semua transaksi sudah mendapat otorisasi dan

      b.  semua transaksi sudah di catat, diklasifikasi, diproses dan di laporkan dengan teliti dan benar.

2. pengawasan umum, ditujukan untuk mengawasi berbagai prosedur, kegiatan  atauaktivayang tidak secara langsung tercakup dalam pengawasan aplikasi.

Dalam pengawasan aplikasi meliputi tiga jenis pengawasan yaitu:

·         Pengawasan masukan

         Pengawasan masukan yaitu pengawasan yang ditujukan untuk kegiatan pencatatan transaksi, dengan pengawasan ini diharapkan setiap transaksi dicatat dengan teliti, lengkap dan segera.

·         Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan

         Pengawasan proses atau pengawasan pengolahan dilakukan setelah data diinput, dengan pengawasan ini di harapkan data di olah secara teliti dan lengkap, file dan program yang di gunakan sudah benar, dan semua transaksi dan catatan lainnya dapat di telusuri dengan mudah. Pengawasan proses terdiri dari empat kategori yaitu:

·         Cek logika proses atau processing logic checks

·         Kontrol setiap proses atau run-to run control

·         Cek file dan program

·         Keterkaitan telusuran audit atau audit trail lingkages

·         Pengawasan keluaran

         Pengawasan keluaran dirancang untuk menjamin keluaran yang di hasilkan oleh sistem sudah lengkap, benar dan distribusi ke pemakai yang berhak. Pengawasan ini meliputi dua kegiatan yaitu mengkaji hasil pengolahan dan pengawasan distribusi laporan.

Pengawasan umum dirancang untuk melengkapi pengawasan aplikasi. Pengawasan ini meliputi berbagai prosedur, kegiatan dan penggunaan aktiva yang belum tercakup dalam pengawasan aplikasi terdiri dari:

·         Praktik manajemen yang sehat meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan dan pengawasan atau supervisi terhadap karyawan.

·         Pengawasan operasional yang bertujuan meningkatkan evisiensi pekerjaan tiap karyawan. Pengawasan ini meliputi tiga tahapan yaitu penetapan standar teknis, penilaian prestasi dan pengambilan keputusan terutama sebagai tindakan korektif.